Kā sastādīt darba aprakstu
Iepriekš rakstīju par Darba uzdevumu analīzi, lai iegūtu iespējami objektīvu informāciju par konkrēto darbu (amatu): izpildāmie uzdevumi, to izpildes kvalitātes kritēriji, uzdevumu atšķirības atkarībā no darba vietas un tml. Izmantojot Darba uzdevuma analīzes laikā iegūto informāciju, sastāda Darba aprakstu.
Kāpēc vajadzīgs Darba apraksts
Darba apraksts sniedz objektīvu nepieciešamo informāciju par konkrēto darbu (amatu). Darba aprakstā iekļaujamā informācija atkarīga no tā pielietošanas nolūka un katrā organizācijā vai uzņēmumā šo dokumentu saturs un formāts (struktūra) var būt atšķirīga.
*) Visbiežāk Darba aprakstu izmanto iepazīstinot darbiniekus ar viņu darba (amata) pienākumiem personāla atlases laikā un slēdzot darba līgumu par šo pienākumu izpildi. Šajā punktā var būt tāda nianse, ka ir amati (īpaši vadošie), kuriem grūti dokumentēt visus veicamos darbus līdz ar to jāatrod veids, kā tomēr kaut vispārēji pieminēt šo „neaprakstāmo” darbu jomu un iespējamību. Citādi vēlāak var rasties pretenzijas, ka šie darbi nav bijuši pieminēti Darba aprakstā.
*) Darba apraksts tiek izmantots arī lai noteiktu, kādas zināšanas, prasmes un iepriekšējā pieredze nepieciešama cilvēkiem, kuri pretendē uz konkrēto darbu (amatu). Tātad – veidojas objektīvi personāla atlases kritēriji, kurus ievērojot mazinās (bet ne pazūd pavisam) personisko subjektīvo faktoru ietekme darbinieku izvēlē.
*) Darba apraksts ļauj atklāt nevajadzīgu funkciju dublēšanos uzņēmumā vai organizācijā, veikt darba uzdevumu pārdali atbilstoši loģiskam (optimālajam) darba procesam. Prakse bieži darba pienākumi un funkcijas konkrētam darbiniekam tiek noteiktas nevis pēc objektīvās nepieciešamības, bet gan pēc viņu profesionālajām spējām un viņu pašu attieksmes (to es nedarīšu, bet to es gan gribu darīt).
*) Atkarībā no darba (amata) uzdevumu specifikas, sarežģītības un citiem faktoriem, nepieciešamās kvalifikācijas personas var atrast „darba spēka tirgū” vai arī jāparedz vispiemērotāko cilvēku papildus apmācība konkrētajam darbam.
*) Tā nonākam pie nākošās Darba apraksta izmatošanas jomas: personāla profesionālās apmācības noteikta darba (amata) izpildei. Ja iepriekš pieminētajos gadījumos Darba aprakstā bija nepieciešama vispārēja informācija par veicamajiem uzdevumiem, tad, lai veiktu kvalitatīvu personāla apmācību, Darba aprakstam jābūt diezgan detalizētam.
Darba apraksta struktūra un saturs
Turpmāk dotā Darba apraksta struktūra ir komplekss dokuments, kurš paredzēts personāla profesionālo kvalifikācijas prasību, apmācības mērķu, mācību kursa satura un vērtēšanas kritēriju noteikšanai. Šāds viens, visaptverošs dokuments ir objektīvs informācijas avots apmācības plānošanā, realizēšanā un rezultātu vērtēšanā iesaistītajam personālam.
Darba apraksta struktūra:
Darba uzdevums. Konkrēta nodalīta darba (amata) pienākumu daļa, kurai ir skaidri konstatējams sākums un nobeigums un rezultāts ir „izmērāms”. Piemēram, izgatavot detaļu, sastādīt apvidus plānu, sagatavot pārskatu. Katra šāda procesa rezultātu var „izmērīt” – salīdzināt ar noteiktiem kritērijiem. Plānojot apmācību, šos uzdevumus analizē un nosaka to elementus, kādas zināšanas un prasmes nepieciešamas.
Uzdevuma izpildes vide. Vide, pēc iepriekš dotajiem piemēriem, var būt ražošanas cehs, brīvā dabā, ofiss. Atbilstoši šiem vides nosacījumiem jāveido arī apmācības vide mācību iestādē, vai arī jāparedz daļu no apmācības procesa veikt konkrētajā vai tai maksimāli tuvinātā vidē. Uzdevuma izpildes vide var būt personāla atlases ierobežojošs faktors veselības un fiziskās sagatavotības ziņā.
Uzdevuma izpilde vieta. Ģeogrāfiskā uzdevumu izpildes atrašanās vieta. Ir darba uzdevumi, kurus veic tikai vienā vietā. Bet ir organizācijas un uzņēmumi, kuros vienu un to pašu amatu (darbu) veic ģeogrāfiski dažādās vietās (pilsētā, valstī vai pat ārvalstīs). Šajā gadījumā, plānojot apmācību, vispirms māca to, kas nepieciešams visiem, bet „ģeogrāfisko” specifiku māca tiem, kam tā būs vajadzīga. Piemēram, svešvalodas, starpkultūru attiecības, nacionālās īpatnības un tml.
Arī ģeogrāfiskā specifika var noteikt veselības ierobežojumus personāla atlasē.
Uzdevuma izpildes līdzekļi. Turpinot pēc piemēriem – virpa (cits darbagalds), mērnieka darba rīki, dators, printeris un tml. Manuprāt, šī sadaļa apmācības plānošanā visvieglāk saprotama. Beidzot apmācību personālam jāprot lietot viņa darbā nepieciešamos līdzekļus. Te gan viena piebilde- aizvien vairāk ir darba vietu, kurās izmanto dārgu un sarežģītu tehniku, bet šādu tehniku mācību iestāde iegādāties nevar. Tādos gadījumos jāplāno teoriju mācīties mācību iestādē, praktiskās iemaņas apgūstot vai nu uz stimulatoriem, vai arī prakses laikā attiecīgi aprīkotās darba vietās uzņēmumos. Bieži gan uzņēmumi grib saņemt „gatavu darbinieku” bet tehniku apmācībām izmantot nepiekrīt.
Kvalitātes kritēriji. Atbilstība rasējumam un tehnoloģijai, pieļaujamās novirzes +/- no situācijas dabā, pārskatam jāatbilst struktūrai (plānam) un analītiskam vērtējumam. Katram uzdevumam ir savi vērtēšanas kritēriji: vispārpieņemti standarti, tehniskie noteikumi, pašu uzņēmumu noteiktās normas, normatīvie akti un tml., ar kuriem salīdzina sasniegto rezultātu – produktu. Šie kritēriji ir par pamatu sagatavojot apmācības mērķus un kvalifikācijas piešķiršanas kritērijus beidzot apmācību.
Izpildes biežums. Katru dienu, periodiski ar noteiktu laika intervālu, neregulāri. Varētu likties, kāds sakars uzdevumu izpilde biežumam ar apmācības plānošanu. Vistiešākais. Apmācību laikā vairāk jāmāca to uzdevumu izpildi, kurus pilda retāk, lai saglabātos iemaņas. Bieži izpildāmiem uzdevumiem iemāca pamata lietas, lai nodrošinātu prasīto kritēriju izpildi, bet iemaņas tiks regulāri uzturētas darba vietā.
Uzdevuma sarežģītība. Vai uzdevuma izpilde ir vienkārša, jeb arī nepieciešamas īpašas iemaņas un pieredze. Ja uzdevums sarežģīts, noskaidro tieši kādas zināšanas un prasmes ir īpaši svarīgas, kuru apguvei apmācībā veic īpašu uzmanību.
Atbildība. Augsta – darbu veic patstāvīgi un gala rezultātu īpaši neviens nepārbauda (uzticas), darba rezultāts būtiski ietekmē nākošo darba ciklu; Vidēja – darba rezultātu, pirms tas nonāk nākošajā ciklā, pārbauda; Zema – darbu veic cita cilvēka vadībā (pārraudzībā), kurš arī atbild par darba rezultātu. Attiecībā par atbildību – šī nav praktisku iemaņu apguve, bet gan vairāk nepieciešamo attieksmju veidošana par sava darba kvalitāti un kā tā ietekmēs uz citus cilvēkus, uzņēmumu un sadarbības partnerus. Attieksmes veidošanai var nepietikt ar profesionālās apmācības kursu, jo to veido attiecīgās izglītības programmās.
Citi nosacījumi. Šajā Darba apraksta sadaļā var iekļaut kādas specifiskas prasības, kuras neatbilst citām sadaļām, piemēram, īpašas veselības prasības (ļoti laba redze vai dzirde, fiziskā izturība un tml.).
Nobeigums
Nav iespējams uzskaitīt visas iespējamās Darba apraksta struktūras daļas, tāpēc pieminēju, manuprāt, pašas svarīgākās, kuras nepieciešamas plānojot un īstenojot kvalitatīvu personāla apmācību.
Darba apraksta formāts atkarīgs no organizācijas (uzņēmuma) īpatnībām un vadības politikas personāla apmācībā. Tomēr nepārtraucu uzsvērt, ka kvalitatīva personāla apmācība nav iespējama bez objektīva Darba apraksta sastādīšanas. Mēs taču ikviens gribam lai mūsu darbinieki, kolēģi, sabiedrotie un priekšnieki būtu labi apmācīti un kompetenti konkrētajā jomā.
Sony Entertainment
Jauns ekskluzīvs TV kanāls Lattelecom Interaktīvajā TV
Komentāri